Für Bestellungen im printformer Closed Shop können automatisiert Rechnungen und Lieferscheine auf Basis eines IDML-Templates generiert werden.

Dieses Feature ist noch nicht in allen Systemen enthalten.

InDesign-Vorlagen

Als Vorlage hierfür können die folgenden Dateien individualisiert und unter Publish > Templates hochgeladen werden.

Rechnungsvorlage_PF.idmlRechnungsvorlage_PF_Additional_Page.idmlLieferscheinvorlage_PF.idmlLieferscheinvorlage_PF_Additional_Page.idml

Es gibt jeweils ein Template inkl. Briefkopf und eines für die Folgeseite(n).

In den Dateien sind zwei Ebenen angelegt, jeweils für statische (Hintergrund-PDF) und dynamische Inhalte.
Für die dynamischen Inhalte sind bereits die entsprechenden Data-Keys in den Placeholdern eingetragen.
Ebenso sind in den InDesign Vorlagen Settings, Attribute und Conditions schon hinterlegt.
Diese sollten für ein funktionstüchtiges Rechnungs- oder Lieferschein-Template nicht verändert werden.
(Erläuterungen dazu unten in der jeweiligen Tabelle.)

Der Textblock mit der Auflistung der Bestellposten, sollte nur eine Textzeile, mit den gewünschten Placeholdern, beinhalten. Diese werden mittels Tabulatoren separiert.

Der printformer dupliziert diese Zeile dann für jedes bestellte Produkt (Order Item) automatisch.

DataKeys und Attribute

Data-Keys Mandanten

Eingabe unter Integrationen > API-Keys

Allgemeine Angaben

pf-client-name

Name des Mandanten im System

Anschrift

pf-client-street

Straße

pf-client-street-number

Hausnummer

pf-client-zip

Postleitzahl

pf-client-city

Stadt

Bank Daten

pf-client-person

Geschäftsführung

pf-client-bank

Bank

pf-client-bic

BIC

pf-client-iban

IBAN

pf-client-commercial-register

Handelsregister

pf-client-vat-id

USt-IdNr.

Data-Keys Bestellung

1

Rechnungsadresse

order-billing-company

Firma

order-billing-company-extra

Firmenzusatz

order-billing-title

Titel

order-billing-first-name

Vorname

order-billing-last-name

Nachname

order-billing-street

Straße

order-billing-street-number

Hausnummer

order-billing-street-additional

Adresszusatz

order-billing-zip

PLZ

order-billing-city

Stadt

order-billing-country

Land

order-billing-state-code

Bundesland

order-billing-phone

Telefon

2

Versandadresse

Hier werden dieselben DataKeys eingesetzt wie in der Rechnungsadresse, es wird dabei jedoch das Präfix ist order-shipping (anstatt order-billing)
(Bsp. Straße = order-shipping-street)

Rechnungsdaten

order-invoice-number

Rechnungsnummer

order-invoice-date

Rechnungsdatum

order-item-number

Bestellposition

order-item-name

Projektname

3

order-item-quantity

Menge

4

order-item-product-price

Einzelpreis

5

order-item-sum

Gesamtpreis (Produkt)

6

order-price-net

Summe (netto)

7

order-standard-vat

MwSt Standard (19%)

order-reduced-vat

MwSt reduziert (7%)

8

order-total-standard-vat

Betrag MwSt (19%)

order-total-reduced-vat

Betrag MwSt (7%)

Als MwSt kann im printformer je Produkt der Standard (19%)oder reduzierte Satz (7%) ausgewählt werden.

order-shipping-price

Versandkosten

9

order-price-gross

Summe (brutto)

Attribute

Name

Wert

Beschreibung

Attribute

self-destruct

true, false
(Default: false)

spezielles Attribut für Rechnungs-/Lieferschein-Feature: sobald ein Placeholder initial befüllt wurde verschwindet er

media-hunter

static

über diesen Mediahunter kann auf das im System (unter Einstellungen > Logos) hinterlegte verwiesen werden

data-key-value

pf-client-logo

über dieses Attribut wird das Logo als Bild im späteren PDF ausgegeben (aktuell nur E-Mail Logo möglich)

separator

(frei wählbar)
(Default: , )

Definition des Trenn-Zeichens bei Verwendung mehrere DataKeys innerhalb eines Placeholders, bspw. Leerzeichen.

Settings

Als der Name des Attributs wird immer settings eingegeben, der Wert muss im JSON-Format eingefügt werden.

text-overflow-behaviour

clip, add-page, clone-page
Default: clip

Einsatz nur für die PDF-Erzeugung. Durch dieses Setting wird das Verhalten gesteuert sofern ein Textblock überläuft.

  • clip = Text wird abgeschnitten

  • clone-page = Seite wird dupliziert, der Überlauf-Text landet im selben Block auf der neuen Seite

  • add-page = dadurch wird das als Zusätzliche Seite definierte Template als neue Seite hinzugefügt, s. dazu Shop Einstellungen (falls kein Template für zusätzliche Seiten zugewiesen ist wird dieselbe Seite leer hinzugefügt)

  • WICHTIG: hier muss der Block einen block-name haben! Und auf der neuen seite muss es diesen auch geben.

block-name

(frei wählbar)

wird für das Attribut text-overflow-behaviour benötigt, damit der überlaufende Text auf der hinzugefügten Seite eingesetzt werden kann

Dieses Attribut muss mit demselben Wert in jeweils beiden Templates (für Rechnung/Lieferschein) enthalten sein.

Conditions

Als der Name des Attributs wird immer condition-json eingegeben, der Wert muss im JSON-Format eingefügt werden.

{
  "left": "${pf-meta-page}",
  "operator": "equal",
  "right": "${pf-meta-pages}"
}
CODE

Durch diese Condition wird sichergestellt, dass die Gesamtsumme Rechnung nur auf Seite 1 abgebildet wird, sofern die Rechnung nur eine Seite benötigt.

{
  "left": "${order-total-standard-vat}",
  "operator": "not-equal",
  "right": "0,00"
}
CODE
{
  "left": "${order-total-reduced-vat}",
  "operator": "not-equal",
  "right": "0,00"
}
CODE

Hierdurch wird festgelegt, dass nur die MwSt mit 19% (DataKey order-total-standard-vat) bzw. mit 7% (order-total-reduced-vat) ausgewiesen wird, sofern er für in der Rechnung enthaltene Produkte eingesetzt wurde.

{
    "left": "${pf-client-person}",
    "operator": "not-equal",
    "right": ""
}
CODE

Hierdurch wird der Zeilenumbruch (Fußzeile) gelöscht, sofern im System keine Geschäftsführung angegeben wurde.

Shop Einstellungen

In den Einstellungen unter Shop > Rechnung bzw. Lieferschein können jeweils zwei Templates zugewiesen werden; für die erste Seite (inkl. Briefkopf) sowie für jede weitere Seite.

Für Rechnungen kann ein Bestellnummerpräfix eingegeben werden

Die Checkbox (Standardkonfiguration verwenden) muss dafür jeweils deaktiviert werden.

Generierung

An der Bestellung sind nun die Buttons vorhanden über die die jeweilige Rechnung bzw. der Lieferschein generiert und herunterladen werden können.